Rechnungsprüfung
Einleitung
In diesem Artikel wird dir erklärt, wie du den KI-basierten Rechnungscheck nutzen kannst, um deine Rechnungen schnell und effizient zu überprüfen und den Verwaltungsaufwand in deinen Projekten zu reduzieren. Eine schriftliche Anleitung ergänzt das bereitgestellte Video.
Hauptteil
Definition: Die KI-basierte Rechnungsprüfung ist ein Tool, das dir hilft, Rechnungen automatisch zu überprüfen, um Fehler zu minimieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Kontext: Die Nutzung dieses Tools ermöglicht es dir, Rechnungen effizienter zu verarbeiten und sicherzustellen, dass alle Rechnungsdaten korrekt sind. Beachte, dass pro Projekt maximal 100 Rechnungen hochgeladen werden können.
Lösungsschritte
Antrag anlegen und Rechnungen hochladen:
Gehe zu dem Antrag unter "Förderungen".
Im Bereich "Rechnungen" des Antrags kannst du Dateien hochladen.
Klicke auf "Rechnung auswählen" und wähle die Rechnungsdatei aus. Bestätige die Auswahl durch einen Klick auf "Auswahl übernehmen".
Rechnungsprüfung starten:
Die hochgeladene Datei wird unter deinen Rechnungen angezeigt. Neben dem Dateinamen findest du die Option "KI-Extraktion starten".
Nachdem die Extraktion abgeschlossen ist, kannst du auf "Rechnung prüfen" klicken, um die Rechnungsprüfung zu starten.
Rechnungsdaten überprüfen:
Im ersten Schritt überprüfst du die Rechnungsadresse im Vergleich zur Kundenadresse. Stelle sicher, dass beide übereinstimmen.
Überprüfe im nächsten Schritt ob alle weiteren Daten aus der Rechnung korrekt übernommen wurden.
Klicke auf „Kopfdaten geprüft“, wenn alle Daten aus dem oberen Bereich richtig übernommen wurden.
Gehe im nächsten Schritt oben in den Bereich "Positionsprüfung". Dort musst du nun die Rechnungspositionen mit denen, die die KI extrahiert hat, abgleichen und förderfähige Positionen grün lassen. Alle nicht förderfähigen Positionen musst du links unter "Förderrelevant" abwählen.
Wenn alle förderrelevanten Positionen markiert sind, klicke unten auf "Förderrelevante Positionen markiert".
Optional: Gib optional an die Kundin oder den Kunden eine Rückmeldung, falls Daten nicht korrekt waren oder du Fragen hast. Nutze dafür den Bereich "Rückmeldung an Kundin oder Kunden".
Klicke oben rechts in der Ecke auf "Prüfung beenden", um die Rechnungsprüfung abzuschließen.
Zusammenfassung anzeigen:
Nach einigen Momenten erscheint auf der linken Seite ein Feld mit der Option "Zusammenfassung anzeigen". Hier kannst du dir eine Zusammenfassung von einer oder mehreren Rechnungen anzeigen lassen.
Häufige Fehler und deren Behebung
Fehler 1: Rechnungsdaten stimmen nicht überein.
Lösung: Überprüfe alle relevanten Felder manuell und passe sie bei Bedarf an. Stelle sicher, dass die Rechnungsadresse und das Rechnungsdatum korrekt sind.
Fehler 2: Die Zusammenfassung der Rechnung ist nicht korrekt.
Lösung: Überprüfe die erkannten Beträge und Beschreibungen. Stelle sicher, dass alle relevanten Beträge ausgewählt und korrekt summiert wurden.
FAQs:
Wie kann ich eine Rechnung erneut prüfen?
Gehe zurück zur Rechnungsübersicht und starte den Rechnungscheck erneut.
Was tun, wenn die KI einen Fehler bei der Erkennung gemacht hat?
Überprüfe die erkannten Daten und passe sie manuell an.
In diesem Artikel wird dir erklärt, wie du den KI-basierten Rechnungscheck nutzen kannst, um deine Rechnungen schnell und effizient zu überprüfen und den Verwaltungsaufwand in deinen Projekten zu reduzieren. Eine schriftliche Anleitung ergänzt das bereitgestellte Video.
Hauptteil
Definition: Die KI-basierte Rechnungsprüfung ist ein Tool, das dir hilft, Rechnungen automatisch zu überprüfen, um Fehler zu minimieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Kontext: Die Nutzung dieses Tools ermöglicht es dir, Rechnungen effizienter zu verarbeiten und sicherzustellen, dass alle Rechnungsdaten korrekt sind. Beachte, dass pro Projekt maximal 100 Rechnungen hochgeladen werden können.
Lösungsschritte
Antrag anlegen und Rechnungen hochladen:
Gehe zu dem Antrag unter "Förderungen".
Im Bereich "Rechnungen" des Antrags kannst du Dateien hochladen.
Klicke auf "Rechnung auswählen" und wähle die Rechnungsdatei aus. Bestätige die Auswahl durch einen Klick auf "Auswahl übernehmen".
Rechnungsprüfung starten:
Die hochgeladene Datei wird unter deinen Rechnungen angezeigt. Neben dem Dateinamen findest du die Option "KI-Extraktion starten".
Nachdem die Extraktion abgeschlossen ist, kannst du auf "Rechnung prüfen" klicken, um die Rechnungsprüfung zu starten.
Rechnungsdaten überprüfen:
Im ersten Schritt überprüfst du die Rechnungsadresse im Vergleich zur Kundenadresse. Stelle sicher, dass beide übereinstimmen.
Überprüfe im nächsten Schritt ob alle weiteren Daten aus der Rechnung korrekt übernommen wurden.
Klicke auf „Kopfdaten geprüft“, wenn alle Daten aus dem oberen Bereich richtig übernommen wurden.
Gehe im nächsten Schritt oben in den Bereich "Positionsprüfung". Dort musst du nun die Rechnungspositionen mit denen, die die KI extrahiert hat, abgleichen und förderfähige Positionen grün lassen. Alle nicht förderfähigen Positionen musst du links unter "Förderrelevant" abwählen.
Wenn alle förderrelevanten Positionen markiert sind, klicke unten auf "Förderrelevante Positionen markiert".
Optional: Gib optional an die Kundin oder den Kunden eine Rückmeldung, falls Daten nicht korrekt waren oder du Fragen hast. Nutze dafür den Bereich "Rückmeldung an Kundin oder Kunden".
Klicke oben rechts in der Ecke auf "Prüfung beenden", um die Rechnungsprüfung abzuschließen.
Zusammenfassung anzeigen:
Nach einigen Momenten erscheint auf der linken Seite ein Feld mit der Option "Zusammenfassung anzeigen". Hier kannst du dir eine Zusammenfassung von einer oder mehreren Rechnungen anzeigen lassen.
Häufige Fehler und deren Behebung
Fehler 1: Rechnungsdaten stimmen nicht überein.
Lösung: Überprüfe alle relevanten Felder manuell und passe sie bei Bedarf an. Stelle sicher, dass die Rechnungsadresse und das Rechnungsdatum korrekt sind.
Fehler 2: Die Zusammenfassung der Rechnung ist nicht korrekt.
Lösung: Überprüfe die erkannten Beträge und Beschreibungen. Stelle sicher, dass alle relevanten Beträge ausgewählt und korrekt summiert wurden.
FAQs:
Wie kann ich eine Rechnung erneut prüfen?
Gehe zurück zur Rechnungsübersicht und starte den Rechnungscheck erneut.
Was tun, wenn die KI einen Fehler bei der Erkennung gemacht hat?
Überprüfe die erkannten Daten und passe sie manuell an.
Aktualisiert am: 23/08/2024
Danke!